Tietosuojakäytäntö

DS-Design Systems Oy
Sepänkatu 4
40100 Jyväskylä

Toimimme rekisterinpitäjänä asiakkaillemme ja edustamistamme tuotteista kiinnostuneille. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.

Keräämme tietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeellista voidaksemme toimittaa edustamiemme ohjelmistojen hankintaan, käyttöön, koulutukseen tai tapahtumiin liittyviä tiedotteita, tai ottaa yhteyttä puhelimitse em. asioihin liittyen.

Ensisijaisesti tallennamme asiakasyrityksen tiedot. Henkilötiedot kytketään yritystietoihin. Vain hyvin harvoissa tapauksissa asiakkainamme on yksityishenkilöitä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

DS-Design Systems Oy/Hannu Tikkanen
Sepänkatu 4
40100 Jyväskylä
toimisto@designsystems.fi

 

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Asiakasrekisteri

Pääasiallisesti rekisterissämme on yrityksiä, yksittäiset henkilöt kytketään rekisteriin yrityksen kautta. Poikkeuksena voi olla esim. yksityishenkilö joka haluaa olla postituslistalla.

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumuksen, pyynnön, tilauksen tai muun asiallisen yhteyden perusteella.  Tallennettavia tietoja ovat: nimi, sähköpostiosoite, kiinnostuksen kohteena oleva ohjelmisto,  mahdollisesti myös puhelinnumero ja tehtävä,  ilmoittautuminen  tapahtumiin ja koulutuksiin, tarjouspyynnöt ja tekniset kysymykset.

Näitä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kohdennettu (yleensä sähköinen) markkinointi ja tiedotus
  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Tarjousten toteuttaminen
  • Teknisen tuen toteuttaminen

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, päämiehen tai DS:n sivuston kautta, tai yrityksen toisen henkilön esityksestä. Puhelinnumero voi tulla esim. Fonectalta tai muusta julkisesta palvelusta esimerkiksi DS:lle soitettaessa.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja niin kauan kun se on tarpeen kohdassa edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi  kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja voi käsitellä DS-Design Systems Oy:n henkilöstö voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Jos henkilö on hankittujen ohjelmistojen osalta nimetty yhteyshenkilöksi, ilmoitetaan nimi, sähköpostiosoite, yrityksen puhelinnumero (sen puuttuessa matkapuhelinnumero) ohjelmiston päämiehelle.

Jos henkilö on mainittu tilauksessa käsittelijänä tai tilaajana, menee tieto tilauksen yhteydessä laskuttajalle (laskutus ulkoistettu).

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Keräämämme tiedot pyritään pitämään Euroopan talousalujeen (ETA) sisäpuolella, mutta on mahdollista, että ne siirtyvät esim. jonkin palveluntarjoajan kautta sen ulkopuolelle. Niitä saattavat myös käsitellä työntekijät, jotka työskentelevät meidän tai toimittajiemme palveluksessa Euroopan talousalueen ulkopuolella. Pyrimme kaikin mahdollisin tavoin varmistamaan, että tietoja käsitellään turvallisesti ja näiden tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

DS-Design Systems Oy ei julkaise käyttäjien henkilötietoja. Poikkeuksena voi olla asiakasyritysten tarjoamien palvelujen esittely sivullamme tai sähköpostikiertokirjeessä, joissa voi olla kontaktitiedot,  mutta näissä tapauksessa tästä sovitaan yrityksen kanssa erikseen.

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

DS-Design Systems Oy ei ole vastuussa kolmansien osapuolten toimista (mukaan lukien ihmiset, yhtiöt ja palvelut), kolmansien osapuolten nettisivujen sisällöstä, käyttäjän kolmansille osapuolille antamien tietojen käyttämisestä, tai mistään muista tuotteista tai palveluista, joita kolmannet osapuolet voivat tarjota, vaikka tällainen palvelu olisi kytketty DS-Design Systems Oy:n verkkopalveluihin kuten esimerkiksi sosiaalisten medioiden viestipalvelut.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa häntä koskevat DS-Design Systems Oy:n rekisterissä olevat tiedot. Kun käyttäjä haluaa käyttää tarkistusoikeuttaan, tulee hänen lähettää allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.  Käyttäjällä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä.

On huomattava että pelkkä nimi ei välttämättä riitä yksilöimään henkilöä, sama etunimi ja sukunimi voi olla useammalla henkilöllä. Näin ollen on hyvä yksilöidä tarkistuspyyntö liittämällä mukaan yrityksen nimi ja/tai puhelinnumero (matkapuhelin- tai yrityksen alanumero). Varmistamme tiedustelun oikeellisuuden lähettämällä vahvistuskyselyn rekisterissämme olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on digitaalinen ja tiedosto on teknisten keinojen avulla suojattu. Tiedostoon on pääsy vain henkilöillä joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

DS-Design Systems Oy voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä.